Schrijf je taken beter op

In je dagelijkse werk heb je veel te doen. Je hebt taken waar je zelf aan wil werken. Daarnaast loopt er af en toe een collega of klant langs (danwel fysiek of via de telefoon). En dan heb je ook nog meetings die vragen om opvolging, krijg je zelf af en toe een goed idee en dan ontvang je ook nog een berg e-mail met verzoekjes.

Veel te doen

Kortom, gedurende een (werk)dag krijg je veel input.

Hoe zorg je ervoor dat je hier de juiste prioriteit aan kunt blijven geven én dat je ook echt dingen gedaan krijgt?

De truc is ervoor zorgen dat je je taken goed beheert. Als je dit niet doet dan ben je vooral bezig met de waan van de dag en andermans agenda. Doe je je taakbeheer goed, dan ben je in staat gericht bezig te zijn en te werken aan jouw doelstellingen. Je komt dus verder met dingen die er toe doen.

Opschrijven

Hoe je ervoor zorgt dat je borgt wat er te doen is? Simpel: Begin met opschrijven. Zodra iemand (inclusief jijzelf) een goed idee, taak, verzoek, wens, stukje inspiratie, etc. bij je achterlaat, zorg ervoor dat je het ergens opschrijft.

De grote valkuil bij ‘dat briljante idee’ is denken “Ik onthoud dit wel”. Helaas, de kans is groot dat je het niet onthoudt. Als je iets opschrijft en er een actie of taak van maakt weet je zeker dat je er wél iets mee doet.

Hierbij is het handig een snel en gemakkelijk systeem te hebben waarin je je taken noteert. Hiervoor kun je een taskmanager-app gebruiken, zoals Wunderlist, Things, Remember the Milk of Omnifocus. Natuurlijk werkt pen en papier ook, eventueel met een systeem als Dash/Plus of Kanban :)

Daarbij zorgt opschrijven van taken dat je overzicht krijgt. Wat wil je gaan doen, wat is wel of niet belangrijk en ben je met de juiste dingen bezig?

Als je veel van dit soort dingen opschrijft, hier geregeld doorheen gaat, een prioriteit aanbrengt en soms ook wat overbodige dingen weggooit, dan kom je uit op je todo-lijst: De dingen die je echt wil gaan doen.

En doen

Maar hoe zorg je er vervolgens voor dat je je lijstje ook echt kan gaan doen en afwerken? Dit staat of valt bij het goed opschrijven van je taak.

Een goede taak heeft een aantal eigenschappen:

• Je ziet in één oogopslag wat de bedoeling is van je taak. Bij het lezen ervan kun je je voorstellen hoe het uitvoeren van deze taak eruit ziet. Een handige tip hierbij is je taak te beginnen met een werkwoord. Denk aan “Bellen”, “Opzoeken”, “Schrijven”, etc.
• Je hebt alle bijbehorende informatie bij de hand, of een referentie naar de nodige informatie.
• Een taak is niet te groot. Als je langer dan een paar uur (je moet zelf ontdekken wat werkt voor jou) bezig denkt te zijn met een taak is hij te groot. Je kunt een taak dan opsplitsen.
• Eventueel een vervaldatum (“due date”). Maar alleen als er ook echt een deadline aan je taak hangt.

Voorbeeld

Een voorbeeld van een taak zou dus kunnen zijn:

Bellen met Bob (06-12345678) om te vragen of hij zaterdag mee gaat naar de verjaardag van Alice. Due: vrijdag 27 maart.

Hierbij zie je dus direct wat je moet doen (bellen), heb je de nodige informatie bij de hand (wie, waarom en telefoonnummer), is de taak niet te groot én moet het voor zaterdag.

Voorkom nadenken

Als je een taak niet duidelijk genoeg opschrijft, dan kost het bekijken van je todo-lijst enorm veel energie. Per punt moet je je gaan voorstellen wat er eigenlijk staat. En, automatisch pak je de meest gemakkelijk te bevatten taak.

Denk aan taken als “Verjaardag Alice”, “Tandarts”, “Koffer”, “Klant x”, etc. Je krijgt bij zo’n ding wel een idee van wat de bedoeling is, maar het is niet concreet. Als hier bij staat “Bel de tandarts (0343 57 21 28) om de afspraak van 2 april te verzetten”, dan ga je dat eerst doen. Simpelweg omdat je hier direct van snapt wat er gebeuren moet.

Twee petten op

Je kunt je bij het opstellen én uitvoeren van taken voorstellen dat je twee modi hebt:

• Jij als manager, je bedenkt taken alsof je ze delegeert aan iemand.
• Jij als uitvoerder, je werkt een takenlijst af voor jouw manager, en bent afhankelijk van zijn/haar input.

Als je volgens dit principe werkt, is het heel gemakkelijk je werk gedaan te krijgen. Zorg ervoor dat je je taken (als manager) zo opstelt dat je er (als uitvoerder) niet meer bij hoeft na te denken. Je moet je taken alleen nog wel doen natuurlijk ;)