Vergroot de impact van je werk

Om zo veel mogelijk gedaan te kunnen krijgen en grip te houden op je (werk-) leven, kun je bijvoorbeeld gebruik maken van een takenlijst, kanban-bord of Getting Things Done systeem.

Maar hoe weet je nou wélke taken je het eerst moet doen, als je een overzicht gemaakt hebt van je werk? En is het wel iets dat op je todo-list staat?

Veel time-management technieken zorgen ervoor dat je efficiënter werkt (takenlijst bijhouden, minder afleiding, pomodoro). Maar ze zorgen er niet per sé voor het verbeteren van je effectiviteit.

Dringend vs belangrijk

Om je effectiviteit te vergroten, kun je onderscheid maken in de mate van dringend en belangrijk bij een taak. Stephen Covey beschreef in zijn boek “The Seven Habits of Highly Effective People” een matrix tussen dringend (“Urgent”) en belangrijk (“Important”):

Een taak kan…

• Dringend én belangrijk zijn. Denk aan dagelijks operationeel werk, deadlines die je moet halen en taken waar je al snel de hele dag druk mee kunt zijn.
• Niet dringend, wél belangrijk zijn. Het stellen van doelen en maken van plannen. Een dag bezinnen op wat je wilt doen, sporten, werken aan relaties.
• Dringend, maar niet belangrijk zijn. Denk aan de telefoon die gaat en jou onderbreekt of een collega die langsloopt om wat te vragen. Zaken die voor jouw persoonlijke doelen niet belangrijk zijn. Dit soort taken kun je vermijden door “nee” te (leren) zeggen.
• Niet dringend én niet belangrijk zijn. Denk aan Facebooken, even je mail checken, terwijl dat vandaag al 2x gedaan hebt, ‘breinloos’ op de bank hangen en TV kijken. Deze ‘taken’ kunnen heel leuk zijn, maar zou je zoveel mogelijk moeten minimaliseren om zo effectief mogelijk te kunnen zijn.

Vaak werken we gedurende de dag in de kwadranten I, III en IV. Zaken die belangrijk zijn, maar niet dringend, zijn vaak lastiger om aan te beginnen. En dat vereist discipline.

Je zou tijd moeten inplannen om bewust aan kwadrant II taken te moeten besteden.

Impact

Ik geloof echter, dat er nóg een laag is, naast dringend en belangrijk: Impact. Daarmee wordt de matrix dus een 3D-gebeuren :)

Eigenlijk kun je impact naast dringend en belangrijk als volgt zien:

• Belangrijk: Hoeveel maakt het uit dat je iets doet?
• Dringend: Wanneer maakt het uit dat je iets doet?
• Impact: Hoelang maakt het uit wat je doet? Hoelang heb je er plezier van? Maakt het het totaal van je werk op lange termijn gemakkelijker, zodat je meer tijd overhoudt?

Met het laatste punt houden niet veel mensen rekening. Hoe kun je ervoor zorgen dat je je tijd zo besteedt, dat je morgen méér tijd te besteden hebt aan de belangrijke taken?

Het kan betekenen dat je sommige dingen uit kwadrant II daarom nu (nog) niet gaat doen, omdat het (nog) te weinig lange termijn impact heeft.

Je kunt je dag namelijk beginnen met de vraag: “Wat is het meest belangrijk (kwadrant II) om te doen vandaag?”.

Maar je kunt je ook afvragen: “Hoe besteed ik mijn tijd vandaag op zo’n manier, dat ik morgen méér tijd te besteden heb?”. Dát ga je eerst doen, daarna pas je kwadrant II taken, en daarna pas kwadrant I.

Voorbeelden

In de praktijk kan dit er bijzonder simpel uitzien. Je kunt bijvoorbeeld:

• Uitzoeken hoe je je boodschappen kunt laten bezorgen, zodat je die niet meer zelf hoeft te doen. Lange termijn impact en minder kwadrant I taken (“Doen van boodschappen bij de Jumbo”).
• Een programmaatje maken dat ‘handwerk’ automatiseert, zodat je met één druk op de knop een omvangrijke klus (data verzamelen, overnemen, “Overnemen actionable e-mails in takenlijst”, etc.) uitvoert. Daar zijn computers heel goed in! Werkt ook voor kwadrant I.
• Een overzicht maken van collega’s of je netwerk, van mensen die goed zijn in of bepaalde affiniteit met specifieke dingen hebben, zodat je voortaan sneller om hulp kunt vragen. Misschien kunnen zij je wel helpen bij kwadrant II taken!

Bewust uitstellen

Dat betekent dus dat je bewust nog niet aan belangrijke dingen gaat werken, maar dat je deze wat uitstelt. Je gaat eerst andere dingen doen. Je bent met dingen bezig die misschien helemaal niet concreet op jouw todo staan, omdat je inziet dat je je werk slimmer kunt beheren.

Je bedenkt welke taken je moet schrappen, wat geautomatiseerd kan worden en welk werk je kunt delegeren. Pas daarna ga je écht aan het werk.